Cuando una empresa decide ordenar su activo fijo, la primera pregunta suele ser bastante simple: ¿quién levanta toda esa información?
En una oficina pequeña el problema puede parecer manejable. Pero en empresas con bodegas, plantas, equipos tecnológicos, maquinaria o cientos de puestos de trabajo, el inventario físico se vuelve rápidamente una tarea compleja. Activos que cambian de ubicación, equipos sin etiqueta, registros incompletos o simplemente información que nunca se levantó correctamente.
Es en ese punto donde aparece una figura poco conocida fuera del mundo de la gestión de activos: el Tracker.
En Koppen llamamos Tracker al profesional encargado de identificar, registrar y estructurar la información física de los activos de una organización directamente en terreno. Su trabajo es el primer paso para transformar un conjunto desordenado de equipos y bienes en una base de datos confiable para la gestión de la empresa.
Más que contar equipos
Cuando se habla de inventarios de activo fijo, muchas personas imaginan una tarea simple: recorrer una oficina y anotar lo que se ve. En la práctica, un inventario serio está lejos de ser un simple conteo.
Un Tracker no solo registra activos. Su trabajo consiste en convertir el mundo físico en información estructurada.
Durante un levantamiento de activos, el Tracker debe observar, identificar y documentar cada equipo con precisión. Esto implica reconocer tipos de activos, registrar características relevantes, verificar su ubicación y asegurarse de que cada registro quede correctamente asociado a la base de datos del proyecto.
En otras palabras, el Tracker actúa como el puente entre la realidad física de la empresa y el sistema de información que permitirá gestionar esos activos en el futuro.
Qué hace un Tracker en terreno
Durante un proyecto de inventario de activo fijo, el trabajo del Tracker se desarrolla directamente en las instalaciones de la empresa. Utilizando herramientas digitales y metodologías de levantamiento, su labor incluye tareas como:
▪️Identificar activos físicos dentro de oficinas, bodegas o plantas industriales
▪️Registrar información relevante de cada equipo en sistemas digitales
▪️Verificar ubicaciones y correspondencia con registros existentes
▪️Colocar etiquetas o códigos de identificación cuando corresponde
▪️Documentar activos no registrados previamente
▪️Detectar inconsistencias o situaciones que requieren revisión técnica
Este trabajo requiere rapidez, precisión y una buena capacidad de observación. En proyectos grandes, un equipo coordinado de Trackers puede levantar miles de activos en pocos días, siempre que exista una metodología clara de registro y control.
El perfil de un buen Tracker
Aunque el trabajo se aprende rápidamente con entrenamiento adecuado, no todas las personas se adaptan bien a este tipo de labores.
Un buen Tracker suele combinar varias características que hacen posible trabajar con eficiencia en terreno:
▪️Curiosidad por entender cómo funcionan los equipos
▪️Capacidad de observación y orden en el registro de datos
▪️Rapidez para trabajar con aplicaciones móviles o sistemas digitales
▪️Buena disposición para recorrer instalaciones y trabajar en equipo
▪️Atención al detalle al registrar información
Por esta razón, muchos proyectos de inventario incorporan perfiles jóvenes y con familiaridad tecnológica, capaces de trabajar con agilidad en entornos dinámicos y registrar información con precisión.
El rol del Tracker dentro de la gestión de activos
El trabajo del Tracker representa la base de cualquier sistema serio de gestión de activos. Sin información física confiable, cualquier base de datos corporativa termina siendo incompleta o incorrecta.
Una vez que el levantamiento en terreno ha sido realizado, esa información puede utilizarse para múltiples procesos dentro de la empresa:
▪️Control y gestión del activo fijo
▪️Conciliación contable de activos
▪️Auditorías internas o externas
▪️Planificación de mantención o renovación de equipos
▪️Procesos de tasación o valorización
Por esta razón, el levantamiento inicial realizado por los Trackers es una etapa crítica. La calidad de la información recogida en terreno determinará la confiabilidad de todos los procesos que vienen después.
De la observación al dato confiable
En muchas organizaciones, el activo fijo se acumula durante años sin que exista un registro completo de lo que realmente está instalado en la empresa. Equipos que cambian de ubicación, activos que no fueron registrados o inventarios que nunca se actualizaron correctamente son situaciones bastante comunes.
El trabajo del Tracker permite resolver ese problema de manera sistemática: recorrer, identificar, registrar y estructurar la información de cada activo hasta construir una base de datos confiable.
Lo que comienza como una observación en terreno termina convirtiéndose en información que permite tomar decisiones.
Y en gestión de activos, como en muchas otras áreas de la empresa, las buenas decisiones dependen siempre de buenos datos.
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