Cerca de 700 activos identificados, etiquetados y conectados a un nuevo pañol digital
Durante julio, Koppen realizó el inventario físico de los equipos audiovisuales de RDF Media, uno de los grupos de medios radiales y digitales más relevantes de Chile.
El proyecto consideró el levantamiento, identificación, registro fotográfico y etiquetado de cerca de 700 activos utilizados en estudios, salas de producción, edición, transmisión y creación de contenidos.
Sin embargo, el objetivo no era solamente construir una lista de equipos.
El desafío consistía en transformar ese inventario en una herramienta digital capaz de acompañar los movimientos, asignaciones y cambios de ubicación de los activos mediante Fixma, la plataforma SaaS de gestión desarrollada por Koppen.
Inventariar sin interrumpir la operación
El levantamiento se realizó en la sede de RDF Media, ubicada frente a Canal 13, mientras sus radios, estudios y equipos profesionales continuaban operando con normalidad.
Esto exigió desarrollar el trabajo con especial cuidado. Muchos equipos audiovisuales cuentan con espacios mínimos para instalar una identificación. Además, algunos aparecen directamente en transmisiones, grabaciones y pódcast, por lo que los tags debían ser visibles para el control interno, pero discretos frente a las cámaras.
Para responder a las distintas características de los activos se utilizaron tags plásticos, etiquetas personalizadas y tags metálicos de seguridad, todos especialmente preparados para el proyecto.
La ubicación de cada identificación se definió considerando el tipo de equipo, su forma de uso y el espacio disponible, evitando interferir con conectores, controles, ventilación o superficies de manipulación frecuente.
También se encontraron equipos nuevos que todavía permanecían dentro de sus embalajes. En esos casos se identificaron tanto el activo como su caja, asegurando su trazabilidad antes y después de ser puesto en operación.
Esto exigió desarrollar el trabajo con especial cuidado. Muchos equipos audiovisuales cuentan con espacios mínimos para instalar una identificación. Además, algunos aparecen directamente en transmisiones, grabaciones y pódcast, por lo que los tags debían ser visibles para el control interno, pero discretos frente a las cámaras.
Para responder a las distintas características de los activos se utilizaron tags plásticos, etiquetas personalizadas y tags metálicos de seguridad, todos especialmente preparados para el proyecto.
La ubicación de cada identificación se definió considerando el tipo de equipo, su forma de uso y el espacio disponible, evitando interferir con conectores, controles, ventilación o superficies de manipulación frecuente.
También se encontraron equipos nuevos que todavía permanecían dentro de sus embalajes. En esos casos se identificaron tanto el activo como su caja, asegurando su trazabilidad antes y después de ser puesto en operación.
Un trabajo construido junto a RDF Media
El proyecto fue desarrollado en estrecha coordinación con el equipo directivo y de Administración y Operaciones de RDF Media, representado por Ximena Callejón Gerente General, Carolina Smith Jefa de administración y operaciones y Juan Ignacio Lara Saldaña, Director de Desarrollo y Nuevos Negocios.
La colaboración de productores, técnicos, editores, profesionales del sonido y distintos integrantes de la organización permitió ejecutar el levantamiento dentro de una operación activa, donde los equipos se utilizan, trasladan y asignan constantemente.
Esta disposición fue clave para identificar correctamente los activos sin interrumpir el trabajo diario que permite llevar contenidos al aire y a las distintas plataformas digitales.
La colaboración de productores, técnicos, editores, profesionales del sonido y distintos integrantes de la organización permitió ejecutar el levantamiento dentro de una operación activa, donde los equipos se utilizan, trasladan y asignan constantemente.
Esta disposición fue clave para identificar correctamente los activos sin interrumpir el trabajo diario que permite llevar contenidos al aire y a las distintas plataformas digitales.
Del inventario físico al pañol digital
Una planilla puede mostrar dónde se encontraba un activo el día del inventario, pero comienza a perder vigencia cuando los equipos vuelven a moverse. Una cámara puede salir a una producción. Un micrófono puede cambiar de estudio. Un computador puede ser asignado a otro usuario. Un equipo puede ingresar al pañol, salir temporalmente o regresar después de una actividad.
Por eso, el trabajo realizado por Koppen no terminó con la entrega de una base de datos.
Para RDF Media se desarrolló en Fixma un nuevo módulo de pañol digital, diseñado específicamente para la administración de equipos audiovisuales.
Este módulo permite gestionar procesos como:
Asignaciones - Entregas y devoluciones - Cambios de ubicación -Movimientos internos - Disponibilidad - Responsables - y consulta de antecedentes e imágenes.
Cada activo físico queda conectado con su ficha digital mediante la identificación instalada durante el levantamiento.
Fixma: una plataforma que se adapta al cliente
Una de las principales características de Fixma es su capacidad de personalización.
La plataforma no obliga a todas las organizaciones a trabajar bajo una estructura idéntica. Puede incorporar campos, perfiles, vistas, módulos y flujos específicos de acuerdo con las necesidades de cada empresa.
En el caso de RDF Media, esta flexibilidad permitió comenzar la digitalización del inventario sin abandonar inmediatamente las herramientas y procesos que la organización ya utilizaba.
Fixma funciona como una nueva capa de administración que puede evolucionar progresivamente, incorporando la experiencia de sus usuarios y adaptándose a una forma propia, moderna y eficiente de gestionar equipos audiovisuales.
En el caso de RDF Media, esta flexibilidad permitió comenzar la digitalización del inventario sin abandonar inmediatamente las herramientas y procesos que la organización ya utilizaba.
Fixma funciona como una nueva capa de administración que puede evolucionar progresivamente, incorporando la experiencia de sus usuarios y adaptándose a una forma propia, moderna y eficiente de gestionar equipos audiovisuales.
La visión de RDF Media
El objetivo de este proyecto fue avanzar en la digitalización de nuestro inventario y comenzar a construir una forma propia, eficiente y moderna de administrar nuestros equipos audiovisuales. Fixma nos permitió iniciar este proceso sin abandonar las herramientas que ya utilizamos y personalizar gradualmente una solución adaptada a nuestra operación. - Juan Ignacio Lara Saldaña Director de Desarrollo y Nuevos Negocios RDF Media
Un inventario diseñado para mantenerse vivo
Al finalizar el proyecto, RDF Media contaba con cerca de 700 activos identificados, fotografiados y conectados a una estructura digital de administración.
Cada registro reúne la identificación física del equipo, sus imágenes, antecedentes, ubicación y futura trazabilidad dentro de Fixma.
El inventario deja así de ser una fotografía estática y se convierte en una herramienta operativa capaz de acompañar una industria donde los equipos cambian constantemente de usuario, estudio y ubicación.
Koppen estructura la realidad física de los activos.
Fixma permite administrarla, actualizarla y mantenerla viva.
Cada registro reúne la identificación física del equipo, sus imágenes, antecedentes, ubicación y futura trazabilidad dentro de Fixma.
El inventario deja así de ser una fotografía estática y se convierte en una herramienta operativa capaz de acompañar una industria donde los equipos cambian constantemente de usuario, estudio y ubicación.
Koppen estructura la realidad física de los activos.
Fixma permite administrarla, actualizarla y mantenerla viva.
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