Activos Fantasmas: el curioso caso de los activos que figuran, pero no existen

 En toda faena, planta, o bodega, hay uno: ese activo que vive en los registros, pero no en la realidad. Un torno CNC que dejó de existir en 2012, un montacargas que se “perdió en una reubicación”, o una línea de producción que figura con valor residual… pero yace oxidada en el patio trasero desde la administración anterior. Bienvenidos al club de los activos fantasma.

¿Cómo se genera un activo fantasma?

Aunque suena a leyenda urbana, la aparición de activos inexistentes es tan real como común. Algunas causas típicas:

Falta de inventario físico periódico

Empresas que no hacen arqueo o verificación física terminan acumulando "errores históricos" que se vuelven parte del paisaje contable.

Mala sincronización entre áreas

Operaciones baja una máquina, Finanzas no se entera. Años después, el activo sigue depreciando como si estuviera en uso.

Traslados sin trazabilidad

Equipos que cambian de faena sin registro formal, o se “prestaron” y nunca volvieron.

Errores administrativos (o distracciones felices)

Registro duplicado, modelo mal anotado, o simplemente alguien marcó "compra confirmada" cuando nunca llegó el equipo.

¿Por qué importa (mucho más de lo que parece)?

▪️ La existencia de activos fantasma afecta:

▪️ Los estados financieros: alteran el balance real de bienes y distorsionan indicadores de eficiencia.

▪️ La toma de decisiones: puede impedir renovaciones justificadas (“si ya tienes 4 unidades, ¿para qué comprar otra?”).

▪️ Las auditorías y due diligence: generan ruidos en procesos de venta, fusiones, o certificaciones.

▪️ El control operacional: da una falsa sensación de capacidad instalada.

Casos reales que podríamos contar (si no fueran confidenciales)

Aunque la ética profesional nos impide dar nombres, te aseguramos que en el 90% de los inventarios que auditamos encontramos al menos un activo fantasma. Algunos memorables:

Una caldera industrial que nunca fue instalada, pero figuraba como operativa y en uso.

Una grúa puente dada de baja por accidente hace años, aún activa en los libros.

Un sistema de transporte minero cuya existencia nadie pudo confirmar (ni en terreno, ni en planos).

¿Qué hacer con estos "fierros fantasmas"?

La solución es sencilla, pero no siempre popular:

✅ Inventario físico con levantamiento técnico profesional

✅ Verificación cruzada con contabilidad y área operativa

✅ Ajustes contables justificados

✅ Implementación de trazabilidad por etiquetas, QR, o software especializado

Y lo más importante: cultura organizacional que entienda que un inventario actualizado no es un lujo, es una necesidad.

En Koppen nos hemos especializado en detectar estas “anomalías del más allá”. No con una linterna y un detector de fantasmas, sino con datos, terreno y criterio técnico.

¿Tienes dudas sobre si tu Activo Fijo está en este mundo o ya cruzó al otro lado? Hablémoslo. A veces, para ordenar, primero hay que aceptar que los fantasmas existen 💀.